Mailservers kunnen e-mails weigeren die een bepaalde groottedrempel overschrijden vanwege e-mailbijlagen die in de e-mail zijn opgenomen. De drempel ligt meestal in de regio van 20 megabyte, maar wordt bepaald door de e-mailprovider, wat betekent dat deze in uw geval min of meer kan zijn. Het probleem is dat dit een aangepaste variabele is, wat betekent dat u mogelijk geretourneerde e-mailproblemen tegenkomt, omdat de ontvangende e-mailprovider een kleinere drempelwaarde heeft dan de uwe.
Microsoft heeft enige tijd geleden opties in zijn e-mailproducten geïntroduceerd om in plaats daarvan SkyDrive-opslag te gebruiken. In plaats van bestanden bij de e-mails te voegen, voegt u vervolgens alleen links toe die naar die bestanden op SkyDrive met de e-mail verwijzen. De voordelen zijn daar:
- De ontvanger kan de e-mail sneller ophalen en beslissen of de bijlagen worden gedownload of niet
- U hebt tijd om de bestanden op SkyDrive bij te werken voordat de ontvanger ze downloadt
- U kunt grotere bestanden in één keer uploaden zonder meerdere e-mails te gebruiken om de bestanden op te splitsen om te voorkomen dat u de limiet bereikt.
Google heeft enkele dagen geleden aangekondigd dat het ook de optie zou toevoegen om Google Drive te gebruiken wanneer u e-mails met bijlagen op Gmail verzendt. De functie is zojuist ingeschakeld voor mijn account en ik wil u graag door het proces leiden. Merk op dat ik het nieuwe opstelvenster gebruik en niet het oude.
Klik op de knop Opstellen in de rechterbovenhoek van het scherm om te beginnen. Het nieuwe venster voor opstellen moet verschijnen. De onderste balk die begint met de verzendknop geeft het bijlagepictogram weer. Beweeg erover om de beschikbare opties te bekijken.
Selecteer de optie "Bestand invoegen met Drive" met een linkermuisknop. Er verschijnt een overlayvenster dat u voor het proces kunt gebruiken. De linkerzijbalk toont verschillende locaties die u kunt gebruiken om bestanden te kiezen, waaronder bestanden van het lokale computersysteem, bestanden die al op Google Drive staan, gedeelde, met ster of recent geselecteerde bestanden.
Als u bestanden van uw lokale computer wilt selecteren, kunt u slepen en neerzetten gebruiken om ze naar het venster of de bestandsbrowser te duwen. Zodra je klaar bent met de selectie, kun je op de uploadknop klikken om de bestanden naar Google Drive te uploaden.
Houd er rekening mee dat u slechts één optie tegelijk kunt selecteren, zodat u mogelijk de interface tweemaal moet openen als u bestanden van de lokale pc moet uploaden en een aantal bestanden wilt kiezen die al op Google Drive staan.
U kunt dan zoals gewoonlijk beginnen met het invullen van de e-mail. De bestanden worden gecontroleerd op hun toegangsrechten wanneer u op verzenden klikt en u kunt het volgende scherm krijgen als de ontvanger niet de juiste rechten heeft om ze te openen.
De standaardselectie is om de ontvangers de bestanden te laten bekijken. U kunt het recht wijzigen zodat ontvangers in plaats daarvan kunnen reageren of bewerken. Een klik op meer opties geeft aanvullende informatie weer die belangrijk is:
- Iedereen met een link betekent dat zelfs niet-ontvangers de bestanden kunnen openen als ze de link hebben. Het voordeel hiervan is dat er geen Google-account nodig is om toegang tot de bestanden te krijgen
- Ontvangers van deze e-mail - ontvangers moeten een Google-account hebben. Dit beschermt de bestanden tegen toegang door onbevoegde gebruikers.
De links in de e-mail van de ontvanger leiden rechtstreeks naar Google Documenten, waar ze ofwel rechtstreeks toegankelijk zijn als u de optie "Iedereen met een link" hebt geselecteerd, of nadat u bent ingelogd op een Google-account.
