Voor veel internetgebruikers is e-mail nog steeds de belangrijkste methode om met anderen te communiceren. Terwijl gebruikers onderweg mogelijk zijn overgeschakeld naar berichten en videochat, speelt e-mail een grote rol in het leven van veel gebruikers.
Google's Gmail-service is een van de meest populaire services als het gaat om e-mail, hoewel het de afgelopen tijd nogal wat momentum heeft verloren.
Daarmee let ik niet op groei van gebruikers, maar op innovatie.
Gmail-gebruikers krijgen op het moment van schrijven 15 gigabyte opslagruimte. Hoewel de meeste gebruikers die limiet misschien nooit bereiken, is een aantal van de redenen waarom dat het geval is, dat de opslagruimte wordt gedeeld over verschillende services.
In het bijzonder wordt ruimte gedeeld via Gmail, Google Drive en Google+ Foto's.
1. Analyseer de verdeling van de opslagruimte
Aangezien opslagruimte wordt gedeeld, is het eerste wat u moet doen controleren welke van de services de meeste opslagruimte gebruikt. Als u bijvoorbeeld een zware Google Drive-gebruiker bent, hebt u mogelijk grote bestanden op de site gehost die ruimte vrijmaken van Gmail.
Fotografen hebben in plaats daarvan veel high-res foto's of video's geüpload naar Google+ Foto's, bijvoorbeeld via de automatische fotoback-upfunctie van hun apparaat.
Ga naar de Drive Storage-pagina op Google. Hier vindt u een lijst van de totale gebruikte opslag en opslag. Als u de muis over het cirkeldiagram beweegt, wordt informatie over elke afzonderlijke service weergegeven, zodat u weet welke service de meeste opslagruimte gebruikt.
Afhankelijk van de informatie hier, moet u het probleem mogelijk op een andere manier oplossen.
2. Te veel foto's
Als de meeste ruimte wordt gebruikt door foto's, hebt u verschillende opties om het probleem aan te pakken. Alle foto's groter dan 2048x2048 pixels tellen mee voor de opslagruimte, terwijl foto's met een lagere resolutie dat niet doen.
Een optie die je hebt, is daarom om de resolutie van foto's die zijn geüpload naar Google+ Foto's te verlagen om dit aan te pakken. Het probleem is dat de meeste Android-telefoons u dat niet laten doen.
En als u foto's handmatig naar Google uploadt, bijvoorbeeld nadat u ze met uw DSLR hebt gemaakt, kunt u die functie ook niet gebruiken.
Als u de resolutie van uw foto's niet kunt of wilt verminderen, hebt u twee opties om met ruimtekwesties om te gaan:
- Maak een back-up van foto's naar een lokaal systeem en verwijder ze op Google+ Foto's.
- Schakel de automatische fotoback-upfunctie uit en upload geselecteerde foto's handmatig.
3. Te veel bestanden
Google Drive-opslag kan ook de boosdoener zijn. Als u gegevens tussen verschillende systemen synchroniseert of bestanden uploadt om regelmatig te rijden, kan deze de meeste beschikbare opslagruimte gebruiken.
Net als bij Google+ Foto's kunt u in dit opzicht weinig anders doen dan back-upbestanden maken die u niet langer in de cloud hoeft te hebben om ze achteraf te verwijderen.
Je kunt daarvoor de Takeout-functie van Google gebruiken, of als je Drive op je computer hebt geïnstalleerd, verplaats je de bestanden gewoon uit de opslaglocatie om ze op een andere locatie te back-uppen.
4. De prullenbak verwijderen
Bestanden, foto's en e-mails die u verwijdert, worden niet noodzakelijk meteen verwijderd. Ze kunnen in plaats daarvan naar de prullenbak worden verplaatst, waar ze dezelfde hoeveelheid ruimte innemen als voorheen.
Open de hoofdservicepagina van Gmail, Google Drive of Google+ Foto's en klik daar op Prullenbak.
Hier vindt u e-mails, bestanden of foto's die u eerder hebt verwijderd. Elk bestand wordt vermeld met zijn naam, laatste wijzigingsdatum en eigenaar.
Je kunt op de knop 'Prullenbak legen' klikken om ze allemaal tegelijk te verwijderen.
5. Gmail-tips
De volgende zoekparameters kunnen worden gebruikt om e-mails te vinden die overeenkomen met bepaalde parameters in Gmail. Typ of plak het filter in het zoekformulier op de Gmail-pagina.
- Klik op spam of zoek naar in: spam en verwijder alle berichten hier. Dit heeft misschien geen grote impact omdat spam na 30 dagen automatisch wordt verwijderd. Toch zie je daar honderden e-mails en kun je daarbij ruimte vrijmaken. Check ook in: prullenbak om er zeker van te zijn dat deze leeg is.
- Zoek naar has: attachment . Hierin staan alle e-mails met ten minste één bijlage.
- Combineer de zoekopdracht met groter: 1M om alle e-mails te vinden met bijlagen met een grootte van minimaal 1 Megabyte. U kunt de 1M wijzigen in een andere waarde, bijvoorbeeld 100K.
- Gebruik older_than: 1y om alle e-mails te vinden die ouder zijn dan een jaar en verwijder e-mails die je misschien niet meer nodig hebt.
Een back-up maken van oude e-mail is een andere oplossing. Mijn voorkeursprogramma voor deze bewerking is Mailstore Home, een gratis applicatie die kant-en-klaar Gmail ondersteunt.
Opmerking: om het te laten werken, moet u eerst Pop3- of SMTP-toegang in Gmail inschakelen.
- Open de pagina Forwarding en POP / IMAP-instellingen op de Google Gmail-website.
- Selecteer "IMAP inschakelen" en klik op wijzigingen opslaan.
- Open Mailstore Home daarna op uw systeem.
- Selecteer Archive Email vanaf de startpagina.
- Klik op de knop Geavanceerd naast E-mailaccount onder Profiel maken en selecteer Google Mail.
- Voer uw Google-e-mailadres en wachtwoord in en klik meteen op Volgende of op Test om te controleren of de instellingen correct zijn.
- Als u tweefactorauthenticatie gebruikt, moet u een app-specifiek wachtwoord op deze pagina maken en dit gebruiken in de Mailstore-software.
Het downloaden kan even duren. Het hangt grotendeels af van de downloadbandbreedte van uw systeem en de e-mails.
Nadat u een lokale kopie van al uw Google-e-mails heeft gemaakt, kunt u teruggaan naar Gmail en oude e-mails verwijderen. Ik stel voor dat je daarvoor de parameter ouder_than: 1y gebruikt. Alle e-mails die ouder zijn dan een jaar worden weergegeven, zodat u ze allemaal kunt selecteren en op de site kunt verwijderen.
Deze e-mails zijn nog steeds beschikbaar in de Mailstore-software, zodat u deze kunt openen en de zoek- of bladerfunctie kunt gebruiken om e-mails te vinden die u in Gmail hebt verwijderd.
Nu jij : nog een tip over hoe om te gaan met ruimtevraagstukken in Gmail? Deel het in het commentaar hieronder.
